अपने संग्रह के लिए डेटाबेस कैसे बनाएं

घर में अपने स्टैम्प, सिक्के या खिलौने के संग्रह को व्यवस्थित करने के लिए आसान डिजिटल डेटाबेस बनाना सीखें।

1. सही टूल चुनें. शुरुआत के लिए Google Sheets या Microsoft Excel सबसे अच्छे विकल्प हैं। ये मुफ्त हैं और आसानी से उपलब्ध हैं। Google Sheets का फायदा यह है कि आप इसे अपने फोन, टैबलेट और कंप्यूटर में कहीं से भी देख सकते हैं। अगर आप थोड़ा एडवांस करना चाहते हैं तो Airtable भी एक अच्छा विकल्प है जो तस्वीरें भी स्टोर कर सकता है।
2. कॉलम की योजना बनाएं. पहले तय करें कि आपको अपने संग्रह के बारे में कौन सी जानकारी चाहिए। हर संग्रह के लिए ये बेसिक कॉलम जरूरी हैं: आइटम नंबर, नाम/विवरण, कैटेगरी, खरीदारी की तारीख, कीमत, और स्थिति। स्टैम्प के लिए देश और साल, सिक्कों के लिए मेटल टाइप, किताबों के लिए लेखक जैसे स्पेशल कॉलम भी जोड़ें। शुरुआत में 6-8 कॉलम से शुरू करें, बाद में जरूरत के अनुसार और जोड़ सकते हैं।
3. डेटा एंट्री की शुरुआत. पहली लाइन में कॉलम के नाम लिखें। फिर अपने संग्रह की एक-एक चीज़ की जानकारी भरना शुरू करें। हर आइटम को एक यूनीक नंबर दें ताकि बाद में खोजना आसान हो। तारीखों को एक ही फॉर्मेट में लिखें (जैसे DD/MM/YYYY)। कीमतों को सिर्फ नंबर में लिखें, रुपया का चिह्न अलग कॉलम में रखें। स्पेलिंग को लेकर सावधान रहें क्योंकि गलत स्पेलिंग से सर्च में दिक्कत होगी।
4. तस्वीरें और फाइलें जोड़ना. अगर आप Google Sheets या Airtable इस्तेमाल कर रहे हैं तो तस्वीरें भी अपलोड कर सकते हैं। फोन से हर आइटम की साफ तस्वीर लें। तस्वीरों का नाम आइटम नंबर के अनुसार रखें। बड़ी तस्वीरें Google Drive या iCloud में स्टोर करके डेटाबेस में उनका लिंक डाल सकते हैं। अगर आपके पास किसी आइटम की रसीद या सर्टिफिकेट है तो उसकी भी फोटो खींचकर रख सकते हैं।
5. सर्च और फिल्टर सेट करना. अपने डेटाबेस में सर्च करने के लिए Ctrl+F (विंडोज में) या Cmd+F (मैक में) का इस्तेमाल करें। Google Sheets में फिल्टर लगाने के लिए डेटा मेन्यू में जाकर 'Create a filter' पर क्लिक करें। इससे आप किसी खास कैटेगरी या प्राइस रेंज की चीज़ें आसानी से निकाल सकते हैं। Drop-down मेन्यू बनाने के लिए Data Validation का इस्तेमाल करें ताकि कैटेगरी के नाम हमेशा एक जैसे रहें।
6. डेटा का बैकअप और सुरक्षा. अपने डेटाबेस का रेग्युलर बैकअप लेते रहें। Google Sheets ऑटोमैटिक सेव करता है लेकिन फिर भी महीने में एक बार कॉपी डाउनलोड कर लें। अगर Excel इस्तेमाल कर रहे हैं तो फाइल को दो जगह सेव करें - कंप्यूटर में और क्लाउड स्टोरेज में। पासवर्ड प्रोटेक्शन लगाएं खासकर अगर आपके संग्रह की बड़ी कीमत है। अपने परिवार के दूसरे सदस्यों को भी एक्सेस दें ताकि इमरजेंसी में वे भी डेटाबेस का इस्तेमाल कर सकें।